「文書を作成した者が、公証人の面前で署名をして、公証人がそのことを証明する」というのが、公証人の認証です。
本人作成の強い証明力が与えられる。
他人が偽造した/自分の意思に反して無理矢理作成させられた/内容が分からないまま署名したと言った弁解ができなくなる。
金銭債権の履行を伴わない約束をする場合（執行認諾が必要ない場合）
厳密な履行を要求される法的な約束事をすると言うより、誠意を示すという趣旨が強い場合
金銭債権の特定が困難で執行力のある公正証書を作ることができない場合
双方の合意事項ではなく、片方の他方に対する一方的な約束などを文書化する場合
当事者双方が署名する場合と片方が署名する場合があります。
外国に文書を提出する際に、相手方から公証人の認証を受けるように要求される場合があります。
これは、国内の場合であれば文書に署名（記名）押印がされその印鑑が本人のものであることが印鑑登録証明書によって証明されれば、その人が作成した文書であると信頼してもほぼ間違いはないといえますが、外国において提出する文書においては、その文書に付された署名が間違いなく本人のものであることを資格を持った公証人が証明することが必要となります。
これが公証人による認証です。さらに、認証した公証人が本物であることを公務所たる法務局長が認証し、さらに外国との窓口である外務省の職員が認証してようやく正式に外国でも通用する文書になります。
実際の認証の多くは、「宣言書」という文書を署名者が作成し、公証人の目の前でその文書に署名します。その署名された宣言書に「公証人が署名した認証文」（当役場では、あらかじめ法務局長と外務省の印が押されたものを準備しています）を添付するという方法で行われます。
提出先が、本人署名欄のある外国語による文書を送ってきて、その文書に本人が署名することも行われています。
日本語での宣言書の例を示します。
宣言書
私、○○○○は、添付の文書が卒業証明書に間違いないことを宣言します。
平成○年○月○日
氏名 ＿＿＿＿＿＿＿
宣言書
私、○○○○は、添付の文書がパスポートの写しに間違いないことを宣言します。
平成○年○月○日
氏名 ＿＿＿＿＿＿＿
宣言書
私、○○○○は、添付の書面は、別紙●●を正確に訳したものであることを宣言します。
平成○年○月○日
氏名 ＿＿＿＿＿＿＿